Craftcoffee.pl >>5 sposobów na podcięcie kosztów w kawiarni.

Muszę zacząć od tego, że jeśli chodzi o poprawę rentowności kawiarni to obcinanie kosztów jest do tego najgorszą możliwą drogą. Zawsze polecam skupić się raczej na zwiększeniu przychodu i zysku (co nie zawsze idzie w parze). Jest kilka powodów, dla których powinieneś się skupić na tym drugim rozwiązaniu. Pierwszym z nich jest fakt, że działanie pod tytułem cięcie kosztów nie jest skalowalne. W przeciwieństwie do zwiększania zysku obcinanie kosztów ma swoją granicę, która jest bliżej niż myślisz. Nie jest to reakcja, która pozwoli Ci systematycznie progresować. Po drugie, obniżanie kosztów ma swoje konsekwencje nie tylko w postaci dodatkowych złotówek. Często skutkuje obniżeniem jakości, psuciem wypracowanych relacji z dostawcami czy też nieprzyjemnymi sytuacjami związanymi z redukcją etatów co na pewno nie jest dobrym sposobem na redukcję kosztów. Dlaczego? Wytłumaczę na końcu. Po trzecie zabieg ten daje raczej znikome efekty w skali obrotu, dużo większy efekt uzyskamy maksymalizując zysk o czym lekko napomknę poniżej, a rozwinę bardziej w kolejnych artykułach. Wolę traktować to działanie bardziej jak wiosenne porządki, pozwala mi się to zorientować w rynku, cenach, trendach i przypomnieć sobie na co wydajemy pieniądze i zrewidować czy te koszty nadal są uzasadnione. Nie dociskaj kosztów w nieskończoność, trzymaj je w ryzach.

Część poniższych zabiegów realizuje raz w roku, inne raz w miesiącu zależnie od tego czy są to stałe czy zmienne.

1. Prześledź swoich dostawców.

Warto to robić z kilku względów:

- Być może pojawili się nowi, którzy oferują podobny lub lepszy produkt w podobnej lub niższej cenie. Sprawdź co powie Twoja palarnia kawy!:)

- Być może zmieniły się zupełnie warunki na rynku lub technologia i Twój obecny dostawca jest w stanie zaoferować Ci coś więcej.

- Możesz wykorzystać długoletnią współpracę do negocjacji.

- Być może pojawił się inny produkt, który realizuje to samo zadanie w bardziej wydajny sposób.

- Często nie zdajecie sobie sprawy, że pewne rzeczy w ogóle można negocjować. Najczęściej chodzi o usługi, na przykład energia elektryczna, która swojego czasu pozwoliła nam zaoszczędzić naprawdę sporą kwotę. Drugim sztandarowym dostawcą tego typu jest dostawca usług płatniczych, szczególnie jeśli współpracujesz z konkretną firmą już długo. I nie chodzi tutaj o relacje związaną ze stażem jako klient a raczej fakt, że na przestrzeni ostatnich lat liczba transakcji kartą wzrosła kilkukrotnie. Prowizja jaką płacimy jest z tego powodu znacznie większa i negocjacje o wartości rzędu groszy mogą dać naprawdę pokaźny efekt.

2. Sprawdź ile zarabiasz w granicznych godzinach.

Często okazuje się, że dany lokal nie generuję obrotu w określonej godzinie (zazwyczaj pierwszej lub ostatniej). Z dwóch powodów możemy tego nie zauważyć. Są to gapiostwo lub brak instrumentów do sprawdzania w łatwy sposób obrotu w tych godzinach. Umiejętne sterowanie godzinami otwarcia pozwala lepiej kontrolować koszty pracy. Są 3 drogi, dzięki którym możesz to sprawdzić:

- Siedzieć w lokalu w tych godzinach i obserwować lub pytać pracowników o te dane. Sam rozumiesz, że nie polecam tego rozwiązania

- Sprawdzić raporty godzinowe z drukarki fiskalnej

- Sprawdzić te dane w systemie POS jeśli posiadasz (a powinieneś ! )

Jak już sprawdzisz to policz czy obrót generowany w tych godzinach i zysk z niego pochodzący jest wystarczający by pokryć koszty w trakcie tej godziny (najczęściej są to koszty pracownicze, w dużo mniejszym stopniu media)

3. Sprawdź czy nie wydajesz, lub raczej ile wydajesz na głupoty.

Tutaj podstawą to pomyślności działania jest konsekwencja i systematyczność w dokumentowaniu kosztów, które my określamy jako dodatkowe. Tak naprawdę są to wszystkie wydatki, który wyszły przypadkiem, nagle i o których nie pamiętasz. Było to wtedy gdy czegoś brakowało, coś się zepsuło, coś było potrzebne bardzo szybko i tym podobne. Bardzo często wydanie tych pieniędzy nie było ani koniecznie ani mądre. Albo nawet tylko jedno z tych dwóch. Pamiętaj, grunt to zdać sobie z nich sprawę i mieć świadomość ile one pochłaniają pieniędzy. Oczywiście problem jest tym większy im większy robisz obrót. Polecam co miesiąc przeglądać te koszty i analizować je, czy były konieczne i czy można było wydać te pieniądze mądrzej. My w kawiarni ostatnio kupiliśmy na przykład otwieracz do puszek za 35 złotych. Uważam, że można było kupić to lepiej. 35 zł to nie jest problem dopóki Twoje miesięczne wydatki tego typu nie oscylują w przedziale 1000-2000 zł. Mimo, że czasami zdarza się kupić znienacka kostkarkę czy lodówkę to diabeł tkwi w małych pierdołach. Markery, koperty i inne artykuły, przy których mówisz sobie: “O, te są ładne ! Trochę drogie ale raz kiedyś mogę sobie takie kupić”. I nagle orientujesz się to raz kiedyś to jest raz w miesiącu i dotyczy 10 różnych produktów. Klasykiem w tym przypadku jest jazda Uberkiem po zakupy :)

4. Foodcost

Będziemy tu mówić o potężnym narzędziu ale dziś tylko od strony kosztów. Foodcost. Nie wiem czy jest ważniejszy obszar w zarządzaniu kawiarnią. Zasługuje on na osobny artykuł, i to bardzo długi artykuł, dziś jednak wspomnę o nim tylko pobieżnie. Foodcost mówi Ci jaką część ceny po której sprzedajesz produkt stanowi jego koszt. Jeżeli kupujesz bułkę za 5 zł i sprzedajesz ją za 10 zł to Twój FC wynosi 50%. A więc teraz:

- Pomyśl jaki byś chciał utrzymać poziom, lub raczej jaki musisz utrzymać aby pokryć wszystkie koszty łącznie z Twoim wynagrodzeniem.

- Jeśli nie wiesz tego, to dowiedz się, policz ile faktycznie wynosi Twój obecny, średni Foodcost w kawiarni. Weź pod uwagę wszystkie produktu, które oferujesz w lokalu.

- Myślę, że już teraz widzisz rozbieżność między potrzebnym poziomem FC a tym, który wyszedł z obliczeń.

- I teraz, niestety, kluczowy podpunkt. Twój faktyczny Foodcost jest jeszcze gorszy. Twój faktyczny foodcost to nie ten wymarzony. Nie jest to też ten, który wyliczyłaś/-eś. To niestety ten, który wynika z faktur i wychodzi z podsumowania miesiąca. Powodów rozbieżności jest wiele:

- Błędy w recepturach

- Zmiany cen produktów potrzebnych do receptur

- Kradzieże

- Tzw. “Pracownicze” czyli to co je i pije załoga

- Nietrzymanie się receptur przez załogę

- Brak skrupulatności w recepturach, najczęściej pomijanie składowych, które wydaje nam się, że kosztują grosze. Nie wiem dlaczego ale zazwyczaj są to lekkie produkty, Filtry do Hario, sałata do śniadania bo przecież ile może kosztować kilka listków sałaty. No sprawdź ile.

- Ostatni powód to….

5. Straty

Ja wiem, że ty wiesz, że one są. Ale zacznij je zapisywać. A jak zapiszesz to na koniec miesiąca sprawdź jaki wpływ one mają na produkt z którego wynikają. Ale co to niby znaczy? To znaczy, że 1 kawałek sernika dziennie w stratach jest o wiele mniej dramatyczny gdy sprzedajesz ich 150 miesięcznie niż gdy sprzedajesz ich 20. W drugim przypadku nie dosyć, że nie zarabiasz na tym produkcie to jeszcze na nim tracisz i lepiej jest w ogóle wyrzucić go z menu. Ze stratami jest troszkę jak z głupimi kosztami, powstają znienacka, trzeba zareagować szybko i są olbrzymie problemy z konsekwentnym ich dokumentowaniem. Wierz mi jednak, że warto się tym zająć. Tutaj istnieje niezłe narzędzie, które pomoże Ci w kontroli strat i tym samym kosztów. Inwentura.

To tylko kilka z metod, które możesz zaaplikować w swoim lokalu. Znajdują się tu tylko te, które mają zastosowanie w większości przypadków. Najciekawsze i najbardziej spektakularne cięcia to zazwyczaj te właściwe dla tylko Twojego biznesu, specyficzne procesy i układy, których musisz poszukać sam, często będą wynikać z Twoich przyzwyczajeń, konwenansów, obaw i tym podobnych.

Wracając do obiecanej kwestii pracowników, rób co możesz żeby nie obcinać wynagrodzeń czy samych etatów. Większość takich redukcji wynika ze zbyt swawolnego i nieprzemyślanego zatrudniania. Na początku wspomniałem, że samo cięcie kosztów jest słabym rozwiązaniem w porównaniu do metod skupiających się na zwiększaniu obrotu i zysku. I świetnym przykładem jest pracownik, nie myśl jak na nim zaoszczędzić, pomyśl jak go lepiej wykorzystać. Tutaj chodzi o mindset. Skup się na tym jak zarabiać więcej a nie na tym jak wydawać mniej. Nie traktuj wydawania pieniędzy w kryteriach mało/dużo tylko mądrze/niemądrze. Koszty mogą być duże, jeśli są też mądre.

Kuba Gielżyński